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2020年6月11日 (木)

オンラインワークショップー今年度評価と次年度計画

サバイディー。ヴィエンチャン事務所の渡邉です。
NPO法人「ラオスのこども」は、6月末が年度末、7月から新年度が始まります。
そこで5月20~22日にかけてヴィエンチャン事務所では、事業アドバイザーの小林さんと、オンライン上で事務所の今年度のふりかえり・評価と次年度計画の作成のワークショップを行いました。
昨年までは小林さんが現地に赴いて実施していましたが、今回はコロナウィルスの影響で海外渡航がかなわないため、Teams(チームス)というオンライン会議ツールを使用し、日本の小林さんとラオスのヴィエンチャン事務所を繋いで実施する初めての試みです。

当日ヴィエンチャン事務所では、ネットに繋ぎTeamsを起動したパソコンの画面を、プロジェクターの大画面に投影してスタッフ全員が視聴できる状態にして、オンラインワークショップを進行しました。

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画面には、日本にいる小林さんが映っているのが分かりますでしょうか?

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資料の画面共有をしながら、小林さんの説明を視聴するスタッフ達。

小林さんの説明の後、スタッフ達は2つのグループに分かれて2019年度の事業や組織運営のふりかえりと評価を行いました。読書推進事業(N連事業、学校図書室、ALC図書館)、出版事業、CCC・CEC(子どもセンター)事業や、組織運営、資金調達など項目ごとに、計画に沿って問題なく実施できたか評価を行い「達成度」の数値と状況を評価シートに記載していきます。
そして、各事業の「重要度・優先度」についても評価を行い数値化し、その理由と併せて評価シートに記載していきました。
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さらに2つのグループの評価を突き合わせ、最終的な総合評価を行いました。
次に今年度の評価をふまえて、ヴィエンチャン事務所の次年度計画を作成していきます。3ヶ年の中期計画にある2020年度計画の記載をもとに、計画の修正・変更、追加・削除をしました。
また事業の達成度が低く、かつ重要度・優先度が高かった項目については、次年度以降どのように改善していくかについても、話し合いました。
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ここで作成した2020年度ヴィエンチャン事務所計画は、6月末の当会理事会で提示される予定です。

今回「今年度評価と次年度計画」のオンラインワークショップを行ってみて感じたのは、スタッフのみんなが中期計画を理解・意識するようになってきているな~ということ。ちょうど1年前に、同様のワークショップを実施した時にくらべて、中期計画(3ヶ年計画)の内容や流れが結構頭に入っているし、出てくる質問の内容が計画を理解しているからこその質問が多く、みんなの成長を感じました。まだまだ十分とは言えませんが、ここ数年にわたり、「自分達で業務をふりかえり問題点をみつけ、改善策を考えながら次の計画を作っていくこと、各業務が会の方針のなかでどのような位置を占めているかを把握すること」を意識して繰り返してきた成果が、少しずつですが現れてきているのではないかと思います。

そして、Teamsのようなチャットツールを使ったオンラインワークショップは、結構使えるし、まだまだ色々出来る可能性を秘めているんじゃないか、ってことも実感。これまで「現地に直接行かないとなかなか・・・」と思っていたことも、100パーセントとはいかないまでも意外と出来てしまうし、物理的な距離を飛び越えることが簡単になりました。このオンライン上でのやり取りというのを逆に活かした交流のありかたも模索できるのでは、と感じました。

コロナで何かと制約の多い日々ですが、だからこそ気づかせてくれたものもあるなぁと思う今日この頃です。
【ヴィエンチャン事務所:渡邉】

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